Precisa digitalizar documentos de várias páginas em um e/ou frente e verso com pressa? Scanners alimentados por folhas são projetados para fazer exatamente isso.
Cobri a indústria de scanners de documentos por mais de 20 anos, e a cada ano fico mais impressionado com o grande número de máquinas. Você encontrará tudo, desde minúsculos portáteis de folha única capazes de processar apenas algumas páginas por minuto (ppm) até cavalos de trabalho de alto volume que podem lidar com centenas de páginas por minuto. Os scanners de documentos alimentados por folhas de hoje são verdadeiros burros de carga; se você usou apenas o scanner relativamente lento de uma impressora multifuncional, ficará surpreso ao ver como um scanner dedicado pode reduzir o trabalho das pilhas de documentos que atravancam sua área de trabalho.
Todos os scanners de várias folhas—exceto máquinas combinadas de alimentação plana/plana—tem uma construção relativamente compacta e um alimentador automático de documentos (ADF) para enviar página após página para os sensores de digitalização. Ao contrário de um scanner de mesa, um modelo alimentado por folha processa apenas páginas individuais e não pode ser usado para digitalizar objetos como livros ou revistas. A maioria dos scanners alimentados por folha tem dois sensores para ler simultaneamente os dois lados de uma página. Esses scanners de documentos de alto nível e alta velocidade, os melhores que já testamos, são otimizados para processar grande quantidade de texto com rapidez e eficiência.
Este resumo se concentra principalmente em scanners de documentos de mesa, mas para mantê-lo abrangente, também incluímos o scanner de documentos portátil alimentado por folhas favorito da PCMag e nossa melhor escolha para um scanner de mesa com um anexo ADF (ou uma combinação de alimentação por folhas /cama plana). Nosso objetivo é ajudá-lo a escolher o melhor scanner possível para suas necessidades, e há muitos fatores a serem considerados. Vamos começar analisando os prós e contras de cada uma das nossas principais opções, seguidos por um guia detalhado que explica como escolher o melhor scanner alimentador de folhas para suas necessidades.
Os scanners de documentos são classificados e precificados de acordo com as classificações de capacidade, volume e velocidade, seguidos por conectividade e funcionalidade (incluindo a capacidade de digitalizar para smartphones e tablets) e seu pacote de software. Tamanho, peso e recursos especializados também podem ser considerados, mas as principais coisas que aumentam o preço de um scanner de documentos são (1) quanto trabalho o scanner pode fazer e (2) a rapidez com que ele pode fazê-lo.
Para evitar gastar um braço e uma funcionalidade que você não precisa, comece calculando quantas páginas você precisa digitalizar por dia. Um scanner portátil alimentado por várias folhas, como o WorkForce ES-300W da Epson, pode ser classificado para um ciclo de trabalho diário de 500 páginas ou mais. No topo de gama, o Visioneer Patriot H80 (analisado aqui em meados de 2017) e o Fujitsu fi-8170 e fi-8270 (2022) têm ciclos de trabalho diários de 10.000 páginas.
Outra questão é quantas páginas você terá que digitalizar por vez. Se você está lidando com documentos longos, não quer ter que separá-los. Um modelo de desktop relativamente barato, como o scanner de documentos duplex colorido Epson DS-530, pode vir com um ADF de 50 folhas; um resistente pode conter até 250 folhas para digitalização em lote.
Quanto mais rápido ou maior for o volume e a capacidade do scanner, maior será o ADF.Um fator de velocidade é se o scanner tem um ou dois sensores para digitalizar documentos frente e verso. Outro é o tamanho da página que você deseja digitalizar. Todos os scanners de documentos alimentados por folhas podem aceitar páginas de tamanho carta e ofício, mas se você estiver trabalhando com folhas maiores, verifique se o scanner é grande o suficiente para lidar com elas. Alguns modelos de alta qualidade podem alimentar folhas de até 20 pés de comprimento! No lado pequeno, alguns scanners têm recursos especiais para recibos e cartões de visita, com software para ajudar a gerenciar relatórios de despesas e bancos de dados de contatos.
Ninguém quer ficar parado esperando a conclusão de um trabalho de digitalização e, no mundo real, isso não significa apenas o processo físico de digitalização. Quando testamos os scanners, nossas classificações de velocidade também levam em consideração o tempo que leva para o software integrado do scanner processar a digitalização e salvá-la em uma imagem ou PDF pesquisável. (Examinaremos mais detalhadamente os pacotes de software abaixo.) Em geral, quanto mais digitalizar, mais rápido deverá ser o scanner.
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Como você operará o scanner?
A interface do scanner mais básica é um botão Digitalizar ou Iniciar, o que é bom se tudo o que você deseja fazer é digitalizar diretamente para o seu PC. Painéis de tela sensível ao toque com menus limitados ou extensos oferecem mais opções imediatas. Às vezes, o software de digitalização permite configurar perfis predefinidos para tipo de arquivo, resolução e destino que você pode selecionar e executar no painel de controle do scanner.
Em alguns casos, o próprio sistema operacional do scanner lida com o gerenciamento de perfis e outros recursos. Uma das melhores implementações dessa funcionalidade compartilhada está nas máquinas ScanSnap para pequenos escritórios e consumidores da Fujitsu. Esteja você usando o software ScanSnap em seu computador ou operando a tela sensível ao toque, as funções são quase idênticas, evitando que você tenha que aprender duas maneiras diferentes de fazer a mesma coisa.
Alguns softwares de scanner, como o ScanSnap da Fujitsu, são executados não apenas em seu computador ou dispositivo móvel, mas também diretamente na tela sensível ao toque do scanner.Se você já possui um sistema de gerenciamento de documentos instalado, talvez nem precise da maior parte do software incluído em seu novo scanner. No entanto, a digitalização de pacotes de software pode fazer muito. Vários aplicativos e plug-ins aprimoram e manipulam fotos, convertem páginas digitalizadas em texto editável com reconhecimento óptico de caracteres (OCR), organizam e arquivam cartões de visita e até extraem dados financeiros de recibos e faturas e os enviam para o software de preparação de impostos. Os aplicativos de digitalização para dispositivos móveis também são cada vez mais ricos em recursos.
Hoje em dia, a maioria dos scanners vem com pelo menos um aplicativo para operá-los remotamente ou a partir do seu tablet ou smartphone Android ou iOS.O software varia muito de fabricante para fabricante e de produto para produto. Este é um dos lugares onde nossas análises e resumos são úteis: concentramo-nos nos recursos específicos que tornam os scanners de documentos adequados para tarefas e necessidades específicas.
Quais dispositivos serão conectados ao scanner?
Cada scanner vem com uma combinação diferente de opções de conectividade com e sem fio. Eles controlam com quais computadores e dispositivos móveis o scanner pode trabalhar. Eles também afetam a rapidez com que o scanner pode enviar uma digitalização para o seu dispositivo, pois a transferência de dados por Wi-Fi provavelmente será mais lenta do que por uma conexão Ethernet ou USB 3.0.
USB será suficiente para conectar um único computador. Bluetooth, Wi-Fi Direct e comunicação de campo próximo (NFC) permitem que um scanner fale com um único smartphone ou tablet. Se você estiver procurando por um scanner que várias pessoas possam usar, verifique se ele possui Ethernet ou Wi-Fi para se conectar a uma rede do escritório ou Bluetooth LE para lidar com vários dispositivos móveis. Alguns modelos, como o scanner de documentos duplex colorido Epson WorkForce ES-865, não possuem Ethernet pré-instalada, mas podem ser expandidos com uma unidade de interface de rede opcional.
O sistema operacional do seu computador ou telefone importa muito menos do que antes. A maioria dos principais fabricantes de scanners oferece drivers e software para Windows e macOS, bem como aplicativos para dispositivos portáteis iOS e Android, onde quer que haja algum tipo de conexão sem fio – NFC (comunicação de campo próximo), Wi-Fi, Bluetooth, Wi-Fi Direct– Estão disponíveis. Alguns dispositivos também podem digitalizar diretamente para unidades flash USB.
Alguns scanners permitem conectar e digitalizar para uma unidade flash USB.
Qual scanner de documento alimentado por folha você deve obter?
Antes de comprar um scanner, certifique-se de saber o que deseja fazer: quanto você digitalizará, com que rapidez o processo de digitalização deve ser, a quais dispositivos o scanner se conectará e o que o software deve fazer com suas digitalizações uma vez eles são processados. Em seguida, esteja preparado para fazer algumas compensações entre recursos e orçamento. Os scanners alimentados com várias folhas geralmente são destinados ao uso comercial e têm preços adequados. Mas com um pouco de pesquisa, você deve encontrar um que atenda às suas necessidades e não quebre o banco.
Quer saber mais sobre as muitas opções de digitalização disponíveis? Confira nosso resumo dos melhores scanners que testamos. E se você precisar imprimir, copiar e enviar fax também, uma impressora multifuncional pode ser sua melhor escolha.
