A videoconferência tornou-se um elemento básico das empresas de hoje, particularmente aquelas que adotaram o trabalho híbrido. Mesmo antes da pandemia do COVID-19 tornar o trabalho em casa uma necessidade, muitas empresas já estavam cortando as despesas de viagem devido ao aumento dos custos. Como resultado, a videoconferência tornou-se a solução preferida quando as reuniões presenciais não eram viáveis.
Pesquisas de mercado sugerem que essa tendência provavelmente continuará. De acordo com um estudo recente do site irmão PCMag Fábrica de Especiarias Ziff Davis (SWZD), apesar dos temores de uma desaceleração econômica, a maioria das empresas planeja aumentar seus gastos com TI, principalmente em áreas como videoconferência, que ajudam a permitir o trabalho remoto.
Mas quanto mais sua organização depende da videoconferência, mais ela se torna um serviço essencial. Isso significa que você vai querer investir no melhor software de videoconferência que puder encontrar. Este resumo de revisão visa ajudá-lo a fazer exatamente isso.
Role para baixo para obter mais informações a serem consideradas ao avaliar o software de videoconferência para sua empresa. Mas primeiro, confira um resumo do software de videoconferência que saiu à frente em nossos testes.
Conteúdo
O que é um software de videoconferência?
A videoconferência surgiu pela primeira vez como sistemas proprietários de ponta a ponta que combinavam hardware e software e eram normalmente integrados às salas de conferência do escritório. Esses caros sistemas de ponta ainda estão disponíveis, mas a indústria seguiu em frente. As estrelas de hoje são serviços baseados em nuvem que exigem pouca infraestrutura dedicada.
Esses novos serviços geralmente são independentes de hardware, o que significa que você pode comprar hardware dedicado ou usar qualquer webcam ou microfone que funcione com seu dispositivo de computação. Muitos fornecem uma experiência totalmente baseada em navegador, o que significa que você nem precisa instalar um aplicativo (embora um aplicativo autônomo geralmente forneça a melhor experiência). Os dispositivos móveis também costumam ser compatíveis, incluindo aplicativos para Android, Chrome OS e iOS.
Os sistemas modernos de videoconferência também oferecem uma série de novos recursos que os sistemas mais antigos nunca tiveram. Os melhores serviços de videoconferência da categoria permitem que os usuários compartilhem suas telas, acessem remotamente os desktops uns dos outros, conversem por meio de mensagens de texto, troquem arquivos, comuniquem-se por meio de quadros brancos digitais e até transmitam conferências para grandes audiências. grupos de espectadores passivos (como webinars) . Alguns fazem parte de pacotes de Voz sobre IP (VoIP) orientados para empresas que permitem alternar dinamicamente uma chamada de voz para uma chamada de vídeo ou iniciar uma reunião compartilhada com o toque de um botão sem perder a conexão original.
Qual é a melhor videoconferência gratuita?
Como acontece com a maioria dos softwares como serviço (SaaS), os provedores de videoconferência oferecem vários níveis de preços. O nível mais baixo está disponível sem custo para muitos dos serviços que testamos. Essas ofertas gratuitas são ótimas para se conectar com amigos e familiares e para uso comercial ocasional. No entanto, eles têm recursos limitados e vêm com restrições quanto à duração das reuniões e quantas pessoas podem participar. As organizações que planejam usar a videoconferência como uma ferramenta diária devem investir em um serviço pago para aproveitar seus recursos adicionais.
Entre os serviços que analisamos, o preço médio do serviço de nível empresarial é de cerca de US$ 13 por usuário por mês. A maioria também oferece camadas mais caras destinadas a implantações corporativas. Como de costume, quanto maiores suas necessidades, mais você pode esperar pagar.
Embora a maioria dos serviços seja cobrada pelo número de usuáriosoutros cobram pelo número Anfitriões. Os serviços com preço de host geralmente são projetados para uso do tipo webinar, em que apenas um host pode iniciar uma reunião (e as reuniões geralmente têm muitos participantes). Por outro lado, os serviços com preço por usuário geralmente são destinados a um uso mais peer-to-peer, onde qualquer pessoa pode iniciar uma reunião.
O que o software de videoconferência pode fazer por você
A videoconferência tornou-se rapidamente uma ferramenta de negócios essencial, principalmente após a pandemia do COVID-19. Todos os produtos deste resumo oferecem chamadas de vídeo via webcam, geralmente em conjunto com outros recursos, como bate-papo por texto.
Entender o que constitui uma plataforma de videoconferência pode ser confuso, pois alguns desses mesmos recursos foram introduzidos recentemente em plataformas de mensagens de equipe, como Microsoft Teams e Slack. No caso do Teams, oferece uma solução completa de videoconferência, por isso a analisamos aqui. Por outro lado, o Slack e alguns de seus concorrentes implementaram apenas videochamadas de pessoa para pessoa, então não as incluímos neste resumo. As soluções que analisamos aqui foram projetadas para oferecer suporte a videoconferências com vários participantes.
Além das chamadas de vídeo, você provavelmente desejará alguns recursos adicionais. Por exemplo, para apresentações, o compartilhamento de tela é essencial. Você também pode procurar opções mais granulares, como a capacidade de compartilhar apenas um documento, imagem ou aplicativo (Microsoft PowerPoint, por exemplo), em vez de toda a área de trabalho. Outro recurso que muitos pacotes suportam é a anotação de vídeo e quadros brancos virtuais, onde os participantes da reunião podem colaborar.
A maioria dos serviços de videoconferência neste resumo também oferece um modo de bate-papo por texto durante as reuniões e, às vezes, também fora das videochamadas.
Muitos serviços oferecem gravação automática que você pode iniciar com o apertar de um botão. Normalmente, a gravação será salva no armazenamento em nuvem e compartilhada automaticamente com todos os participantes da reunião. Se você acha que esse é um recurso que deseja usar com frequência, verifique se o nível de serviço escolhido oferece capacidade de armazenamento suficiente ou pode ser integrado ao seu provedor de armazenamento em nuvem de terceiros existente.
A transcrição automática é outro recurso que está em alta demanda. Muitos novos serviços de videoconferência agora contêm inteligência artificial (IA) na forma de participantes de reuniões virtuais que gerenciam tarefas como rastreamento de presença e transcrição de reuniões diretamente em documentos PDF ou Microsoft Word. Eles podem enviar esses documentos para todos os participantes da discussão ou salvá-los em um armazenamento em nuvem compartilhado.
Quais equipamentos você precisa para videoconferências?
Além do próprio software de videoconferência, outra coisa a considerar é o hardware que você precisará para suportá-lo. Felizmente, a maioria dos laptops, tablets e smartphones modernos vem com um microfone embutido e uma webcam útil (embora um tanto sem brilho). Alguns laptops, como o Apple MacBook Pro 2021 e o Microsoft Surface, vêm com webcams 1080p de alta qualidade; o mesmo vale para muitos dispositivos móveis de última geração.
Os PCs desktop, por outro lado, precisam de hardware adicional. Se você estiver procurando por melhor clareza de som ou vídeo, precisará dos melhores microfones e webcams de última geração que puder. Alguns monitores de negócios também vêm com recursos de videoconferência integrados.
Para a maioria dos casos de uso, o hardware de nível de consumidor é tudo o que você precisa. Por outro lado, se você deseja a melhor qualidade de vídeo possível para webinars e reuniões com clientes, pode ser necessário fazer compras adicionais, como telas verdes, luzes de anel e painéis de LED.
Embora essas compras de hardware aumentem o custo total de sua implementação de videoconferência, a boa notícia é que você ainda economizará dinheiro em comparação com as soluções de conferência tudo-em-um antigas. Você não precisa fazer um grande desembolso de capital único. Em vez disso, você pode comprar as licenças de que precisa e crescer organicamente à medida que adiciona novas licenças, o que pode reduzir drasticamente os custos.
Como comprar sistemas de videoconferência
À primeira vista, pode parecer um desafio escolher qual serviço de videoconferência é adequado para sua organização, pois a maioria oferece os mesmos recursos básicos. Mas, na verdade, você deve avaliar vários fatores antes de tomar uma decisão, e avaliar a experiência geral do usuário (UX) do software é um bom ponto de partida.
Em cada revisão, discutimos a facilidade de se registrar, criar uma reunião, convidar participantes e configurar controles de áudio e vídeo. Também analisamos a experiência do usuário do ponto de vista de um convidado da reunião e como é fácil acessar os controles inteligentes da reunião, como colaboração no estilo de quadro branco e compartilhamento de arquivos, anotações e recursos do participante.
Também testamos os principais recursos de cada serviço, mas cabe a você decidir quais são os mais necessários. Por exemplo, você precisa de números de discagem, integração VoIP ou ambos? Que tal recursos como compartilhamento de tela ou controle remoto? Alguns serviços oferecem teleconferência com números discados (locais ou gratuitos) e chamadas VoIP, enquanto outros oferecem apenas um ou outro. Alguns oferecem números de discagem internacional.
Durante nossos testes, organizamos e participamos de encontros para testar a experiência para usuários registrados e não registrados. Certificamo-nos de descrever como é fácil entrar em uma reunião, incluindo se um participante precisa baixar o software antes de entrar (o que pode causar um atraso ou até mesmo ser um problema). Outros serviços simplesmente exigem que os participantes insiram um código para acessar a reunião.
Nossas análises também abrangem os recursos de gerenciamento de host. Los mejores servicios le permiten configurar varios tipos de reuniones, como reuniones de estilo conferencia en las que se silencia a todos los participantes, o un modo de discusión o de preguntas y respuestas en el que los presentadores pueden silenciar y reactivar el sonido de los participantes segundo seja necessário. Outras opções incluem habilitar e desabilitar webcams, bloquear retardatários em uma reunião, criar uma sala de espera enquanto você se prepara para a reunião e permitir sessões de breakout.
Por último, você não deve apenas acreditar em nossa palavra. A maioria desses serviços oferece pelo menos uma avaliação gratuita de 30 dias, para que você tenha a chance de experimentar o produto que parece mais atraente para você. Certifique-se de incluir as partes interessadas relevantes em seu processo de tomada de decisão, tanto dentro quanto fora de sua organização. Com uma consideração cuidadosa, você certamente apresentará uma solução econômica, fácil de usar e que oferece os recursos de que você precisa.
