Digamos que você está construindo uma casa. É um processo complexo e algumas tarefas precisam ser feitas em uma ordem específica. Você não pode instalar janelas se ainda não colocou as paredes. Você provavelmente tem dezenas de pessoas trabalhando na casa e precisa saber em que dias estão disponíveis para fazer a fundação, colocar os azulejos, etc. Então você precisa agendá-los com base não apenas em sua disponibilidade, mas também em cada tarefa sendo realizada na ordem correta. A maneira de gerenciar um projeto complexo como esse, incluindo todo o trabalho que precisa ser feito por quem e quando, é usar um software de gerenciamento de projetos.
O software de gerenciamento de projetos é um tipo de aplicativo colaborativo online. Todas as pessoas que estão trabalhando em um projeto fazem login e veem o que devem fazer e quando. Esses trabalhadores também registram seu progresso nessas tarefas e adicionam detalhes relevantes, como notas sobre quaisquer alterações. Com o nível de permissão certo, as pessoas também podem ver o que os outros estão fazendo, quais requisitos devem atender para que façam isso e quando.
Para a pessoa ou pessoas que gerenciam o projeto, o aplicativo de gerenciamento de projetos fornece uma visão geral clara do projeto e seu status. Todas as tarefas estão no caminho certo para serem concluídas no prazo? Se uma tarefa está atrasada, como isso afeta os prazos esperados de outras tarefas? Há alguém disponível para realizar uma tarefa urgente se a pessoa designada para fazê-la estiver doente? Além disso, se o aplicativo de gerenciamento de projetos oferecer suporte ao rastreamento financeiro, o aplicativo também informará aos responsáveis se o projeto está sendo executado dentro do orçamento.
Como escolhemos os melhores aplicativos de gerenciamento de projetos
Para este resumo dos melhores aplicativos de gerenciamento de projetos, avaliamos e testamos mais de 25 plataformas de gerenciamento de projetos e listamos os produtos com as pontuações mais altas aqui. A inclusão é baseada em testes e avaliações independentes da PCMag. Ao determinar as pontuações, consideramos as necessidades de vários tipos de negócios, incluindo pequenas empresas com orçamento limitado e grandes organizações que precisam gerenciar muitos projetos, pessoas e orçamentos simultaneamente.
Para esta categoria, mantemos apenas os aplicativos tradicionais de gerenciamento de projetos. Esses aplicativos são criados especificamente para gerenciar projetos, em vez de trabalhos em andamento. Um projeto é um conjunto de trabalho com uma data de início, uma data de término e uma entrega.
Visualização do gráfico de Gantt do Zoho ProjectsPara ser incluído neste resumo, o aplicativo deve oferecer Gráficos de gantt, que é um tipo de visualização de linha do tempo comumente usada no gerenciamento de projetos. Todos os aplicativos incluídos aqui também possuem outras ferramentas padrão além dos gráficos de Gantt para rastrear, organizar e agendar trabalhos baseados em projetos.
Existem muitos outros ótimos aplicativos de colaboração que às vezes são chamados de “aplicativos de gerenciamento de projetos”, como Trello, Basecamp e Airtable. Embora alguns aplicativos de colaboração ou gerenciamento de trabalho sejam capazes de gerenciar certos tipos de trabalho, eles não são necessariamente projetados para lidar com as complexidades de dezenas ou centenas de projetos e seus cronogramas simultaneamente. Portanto, não os incluímos aqui.
O que pode ser feito com um aplicativo de gerenciamento de projetos?
Os aplicativos de gerenciamento de projetos permitem que você acompanhe e gerencie praticamente qualquer tipo de projeto, como criar um novo produto, construir uma casa ou site ou lançar uma campanha de marketing. As equipes que usam aplicativos de gerenciamento de projetos geralmente acompanham mais de um projeto por vez. O software os ajuda a determinar quando agendar o trabalho com base em quando as coisas precisam ser feitas e nos recursos humanos disponíveis para fazê-lo.
Os melhores aplicativos de gerenciamento de projetos detectam problemas antes que eles aconteçam. Ao rastrear o progresso do trabalho e das tarefas individuais (por exemplo, ter concluído seis horas de uma tarefa estimada em um total de oito horas), os aplicativos de gerenciamento de projetos podem soar um alarme quando um prazo está próximo. mas depois. realmente acontece. Os aplicativos de gerenciamento de projetos mais poderosos também oferecem o reajuste automático do cronograma do projeto quando as tarefas saem dos trilhos. Eles geram relatórios que dão aos gerentes uma visão sobre quais membros da equipe têm muito ou pouco trabalho atribuído. Alguns também permitem que você acompanhe os orçamentos do projeto e registre as horas faturáveis para que você possa faturar os clientes pelo tempo trabalhado.
Gráfico de Gantt TeamGantt e visualização de carga de trabalho
O melhor software gratuito de gerenciamento de projetos
Alguns dos melhores sistemas de software de gerenciamento de projetos têm versões gratuitas. Normalmente, essas versões gratuitas são severamente limitadas de alguma forma. Por exemplo, você pode gerenciar apenas um ou dois projetos por vez ou convidar apenas algumas pessoas para trabalhar ao seu lado. Além disso, você geralmente não obtém todos os melhores recursos do aplicativo na versão gratuita. Ainda assim, se você tem uma equipe pequena e precisa gerenciar apenas um ou dois projetos, pode funcionar.
Você pode obter uma conta gratuita do Zoho Projects, Teamwork, Wrike, TeamGantt, ProofHub, além de alguns outros que não estão nesta lista, como AceProject.
O Redmine, que fez esta lista, é um aplicativo de gerenciamento de projetos 100% gratuito, mas você mesmo precisa instalá-lo e mantê-lo. Não é um produto padrão, mas uma alternativa de código aberto.
Painel de administração do projeto de trabalho em equipe
Os melhores aplicativos de gerenciamento de projetos para pequenas empresas
Se sua equipe precisa gerenciar e acompanhar alguns projetos, mas está menos preocupada em agendar funcionários, coletar folhas de ponto para faturar clientes e comparar o andamento de dezenas de projetos em andamento, uma ferramenta de baixo custo como Zoho Projects (começando em $ 5 por pessoa por mês para Premium) é a melhor opção. O que gostamos especialmente no Zoho Projects é que ele pode ser dimensionado facilmente se sua equipe acabar crescendo e você precisar de mais recursos. Zoho, a empresa, oferece uma ampla gama de outros aplicativos de negócios que pode se conectar ao Zoho Projects para expandir o que você pode fazer com ele.
Também gostamos do GanttPRO como uma opção de baixo custo. É uma das ferramentas mais fáceis de usar e é ideal para pessoas que têm pouca ou nenhuma experiência anterior com gerenciamento de projetos.
Não há necessidade de gastar mais de US$ 15 por pessoa por mês se você não for usar as ferramentas exclusivas de softwares mais caros, então fique com algo de baixo custo.
Os melhores aplicativos de gerenciamento de projetos para grandes organizações
As grandes organizações têm necessidades marcadamente diferentes das pequenas empresas. Organizações com centenas ou milhares de funcionários e centenas de projetos usam aplicativos de gerenciamento de projetos para agendar, conhecer seus recursos, acompanhar o orçamento, a receita do projeto, acompanhar o tempo para fins de cobrança e muito mais.
Para uma grande empresa, é importante saber gerenciar não apenas pessoas, mas também equipes. Se você tem 15 horas de trabalho para um designer júnior, e não importa qual designer júnior faz isso, você quer poder ver quanto trabalho cada designer júnior atribuiu a você e se você pode liberar um deles . Para o dever de casa
Da mesma forma, cada gerente e líder de equipe em sua empresa precisa ser capaz de ver quais tarefas são de alta prioridade e quais projetos correm o risco de falhar para que possam classificá-los de acordo.
Se sua organização lida com projetos complexos e tem muitos membros da equipe colaborando em projetos, recomendamos Celoxis ou LiquidPlanner.
Visualização da Caixa de entrada e Wrike Spaces
Melhor aplicativo de gerenciamento de projetos com recursos especiais
As equipes que não são pequenas empresas, mas também não grandes organizações, podem ter necessidades especiais que desejam que seu software de gerenciamento de projetos atenda.
Nossa principal escolha nesta categoria é o Teamwork, especializado em lidar com o trabalho do cliente. Se sua equipe conclui projetos principalmente como trabalho faturável para clientes, o Teamwork é o aplicativo que recomendamos usar para gerenciar seus projetos. Inclui cobrança e faturamento, bem como a capacidade de criar formulários de entrada para novos projetos. Outro aplicativo chamado Paymo, que não obteve pontuação alta o suficiente para este resumo, também possui ferramentas de cobrança e cobrança integradas.
Existem outras áreas de especialização para software de gerenciamento de projetos, é claro. Se você estiver procurando por uma ferramenta que possa gerenciar o trabalho de projeto e não projeto, recomendamos o Wrike ou o Celoxis. (LiquidPlanner também é uma boa opção, mas é melhor para grupos grandes.) Se sua equipe passa muito tempo discutindo e iterando recursos visuais, o ProofHub é uma ótima opção. O Smartsheet é bom para incorporar automações em seu gerenciamento de projetos.
Escolha o que é melhor para sua equipe
Escolher o software de gerenciamento de projetos certo pode levar tempo, mas vale a pena acertar antes de implantá-lo em toda a equipe. Os aplicativos de gerenciamento de projetos geralmente têm um custo de instalação significativo. Mesmo quando eles são fáceis de aprender e permitem que você importe dados, ainda leva tempo para ajustar o aplicativo para fazer o que você precisa e, em seguida, fazer com que todos a bordo o usem.
Ao decidir qual aplicativo usar, é importante considerar que tipo de trabalho sua equipe faz, quantas pessoas estão em sua organização e como você deseja administrar seus negócios. Há muitas ótimas opções para todos os orçamentos.
Com um aplicativo de gerenciamento de projetos confiável, as pessoas podem colaborar mais facilmente no trabalho do projeto. Além disso, proprietários de empresas e gerentes de equipe podem obter informações úteis sobre como suas equipes trabalham, se os projetos estão no caminho certo e como orientá-los de volta a um ponto de sucesso quando falham.
